Papier, Papier, Papier!!!
Ist Euch schon einmal aufgefallen, wieviel Papier wir in unseren Apotheken stapeln? Es gibt kaum einen Platz, der nicht mit Papier belegt ist: Wareneingang, Untersuchungszimmer, Labor, Blisterei, Büro, Keller.... wohin das Auge reicht: Alles zugestellt mit Papier und Ordnern! Ist das nicht zum Verrückt werden? Und wie wenn die Flut an Papier allein nicht schon genug der Unbill wäre kommt dann auch noch das Handling dazu. Wer soll denn das noch bewältigen?? Erfunden wurde das Papier von den alten Ägyptern, wir aber leben im 21. Jahrhundert! Darf man sich da einmal ein paar grundsätzliche Gedanken machen? Man darf! Komm mit, wir helfen Dir und zeigen Dir wie's geht! Auch dieses Problem: lösen wir!
So what?
Was also ist zu tun? Eine magistrale Herstellung=4 Seiten Papier, eine Impfung: 3-4 Seiten Papier, pro Monat: total ca 1500-1800 Dokumente, die meisten davon mehrseitig. Ist das nicht schon wieder zum Verrückt werden? Das alles nehmen wir einfach so hin - und lassen es so wie es ist! Nicht so bei uns! In dieser Notsituation sahen wir nur einen Ausweg: Wir mussten uns ein für alle mal von den alten Ägyptern abnabeln. Wie das geht? Wir zeigen es Dir! Und wie Du sicher bereits vermutest, das Zauberwort heisst auch da: Digitalisierung!
Und so wird's gemacht!
1)Scanning
Mittels Handyscanner (App) werden sämtliche nicht-digitalen Dokumente digitalisiert und sofort in die Cloud hochgeladen. Vom Versender/Versendern wird jedes Dokument nummeriert und mit Initialen beschrieben (eventuell noch mit Cloud-Destinationsordner beschrieben). Nach dem Versand bleiben keine Dokumente lokal auf dem Handy.
2)Einsortieren
Alle gescannten Dokumente landen in einer Cloud-Ordner. Da werden sie von der Administratorin inhaltlich kontrolliert und in der richtigen Cloud Ordner einsortiert (verschieben). Am Schluss des Tages wird auch die Anzahl der hochgeladenen Dokumente geprüft - so ist sichergestellt, dass kein Dokument verlorengeht.
3)Archivierung
Sämtliche gescannten Dokumente werden gesammelt und in Boxen versorgt 10 Jahre aufbewahrt. Pro Tag fallen im Durchschnitt 30-60 zum Teil mehrseitige Dokumente an. Die Administratorin ist damit ca 60 bis 120 Minuten täglich mit Archivarbeiten beschäftigt. (Pro Dokument ca 1:30 - 2:00 Minuten)
die Taschenapotheke!
....und so ist die "Taschenapotheke" entstanden. Diese Cloud-Architektur war Namensgeber für unsere gesamte Konzeption: Alles "in der Tasche", Zeit- Ort- und Personenunabhängig! Geräte-Daten, Mitarbeiterprofile, Herstellprotokolle, Anschlagbrett, Rechnungen, Buchhaltungsdaten, PEPs, ZE, etc. etc. etc..... alles auf dem Handy, Tablet, PC verfügbar. Viel Papier ist schon verschwunden, viele geleerte Ordner türmen sich im Estrich. Nach 1.5 Jahren konsequentem Scanning erreichten wir ca 30000 gescannte Dokumente, welche gegenwärtig 10 GB Platz belegen in der Cloud. ...und mit der Suchfunktion werden auch pdf-Dokumente inhaltlich durchforstet und die Resultate aufgelistet.
What do you want more my dear?